10 Kesalahan Dan Bahaya Dalam Menggunakan E-mail

Menghindari setiap kesalahan dalam ber-Email memang tidaklah sulit, namun terkadang kita menghiraukannya yang mungkin karena malas. Berikut, ada beberapa contoh kebiasaan ber-Email yang mengganggu dan apa yang bisa kita perbuat nanti untuk melakukan hal yang sebaliknya.

Berikut 10 Kesalahan dan Bahaya Dalam Menggunakan E-mail:

1.    Subyek Tak Jelas (Tanpa Subyek)

Buat si penerima supaya mudah mengetahui tentang apa e-mail anda. Seperti kebanyakan orang pada umumnya, anda bisa merangkum E-mail yang datang berdasarkan tanggal, pengirim dan subyek. Bukankah anda akan senang bisa mendapatkan informasi yang di butuhkan hanya dari subyeknya? Si pengirim telah mempermudah anda dan telah menghemat waktu anda. Di lain pihak seringkali anda menerima e-mail tanpa subyek atau yang di beri label, misalnya �nomor rekening yang anda minta�. Mengapa si pengirim tidak mengatakan langsung di subyek �nomor rekeningnya adalah xxxxxxxxxx�? Pada waktu mengirim e-mail yang berhubungan dengan orang tertentu, beri rincian pada subyek, beserta dengan namanya. Sebagai contoh jika Komputer telah di promosikan, maka buat subyek �Komputer Telah di Promosikan�. Jadi jangan gunakan nama saja sebagai subyek.


2.    Mengganti Topik tanpa Mengganti Subyek

Misalkan anda mengirim e-mail ke teman dekat anda tentang subyek "Bagaimana kabarmu". Teman dekat tersebut kemudian perlu mengirim e-mail tentang subyek "Kabarku Baik" ke anda. Tapi, bukannya menulis E-mail baru dengan subyek �Subyek Kabarku Baik�, Dia hanya membalas e-mail anda yang sebelumnya dan membahas subyek "Kabarku Baik" dengan baris tetap subyek "Bagaimana Kabarmu�. Mengganggu kan? Saat anda mengirim e-mail, pastikan subyeknya sesuai dengan subyek yang sebenarnya. Jika anda melakukanya pada waktu membalas e-mail, ganti subyeknya sesuai dengan subyek yang sebenarnya.


3.    Memasukkan Banyak Subyek di Satu E-mail

Memasukkan banyak subyek dalam satu e-mail bisa mengurangi pengirim. Bahkan pada akhirnya mengurangi lalu lintas serta volume E-mail. Namun, si penerima bisa saja melewatkan satu atau beberapa topik tersebut. Lebih baik membuat satu topik per-email.


4.    Mengirim Tanpa Berpikir

Ketauhilah kawan, bahwa menjawab tanpa berpikir bisa menyebabkan masalah. Pastikan bahwa anda memang bermaksud seperti apa yang di tulis. Orang lain bisa saja salah mengartikan kalimat anda. Kalimat lelucon yang di kirim melalui E-mail kemungkinan bisa saja di salah artikan lebih besar di banding dengan yang di katakana secara langsung. Hati-hati juga atas respon yang terlalu cepat terhadap E-mail yang menyakitkan anda.  Alasan lain mengapa anda harus berpikir dulu sebelum mengirim adalah alasan hukum. Karena E-mail bisa di jadikan �bukti" oleh pengacara pihak yang sedang menuntut anda.


5.    Reply to All

Sebelum menekan Reply to All. Pastikan anda memang perlu melakukannya. Apakah semua orang perlu melihat respon anda? Apakah respon anda menguntungkan semua orang? Atau apakah anda hanya mengirim respon pribadi atau membahas yang bersifat pribadi dengan si pengirim? Pada situasi seperti itu lebih baik menekan reply. Jika tidak, argumen pribadi anda akan menjadi rahasia umum. Hati-hati waktu mengirim e-mail jika anda merupakan anggota suatu grup misalnya Facebook Group, balasan anda akan di kirim ke semua orang pada grup tersebut meskipun anda hanya menekan Reply.


6.    Tidak Memberikan Konteks Balasan

Sepanjang tidak berlebihan, menyertakan teks E-mail yanga asli pada balasan anda kirim bisa membantu si pengirim yang asli untuk memahami respon anda. Jika balasan anda hanyalah �Ya� atau �Oke�, maka akan sulit bagi si Pengirim untuk memahami jawaban anda. Oleh karenanya lebih baik memberikan konteks jawaban anda dengan menyertakan pertanyaan yang asli.


7.    Berdebat Dengan Pengirim E-mail

Misalkan, si Andi mengirim E-mail yang mengutip pernyataan si Budi. Si Toni menerima E-mail Tersebut dan sangat tidak setuju dengan pernyataan si Budi. Namun, pada waktu merespon ke si Andi, ia bukannya berargumen dengan si Budi tapi malah dengan si Andi. Jika anad adalah si Toni(penerima), pastikan anda bisa membedakan pada waktu membalas. Hanya karena si Andi mengutip komentar si Budi, bukan berarti si Andi setuju dengan si Budi. Pada waktu membalas, tujukan komentar anda ke si Andi. Pada waktu berbicara tentang si si Budi, sebutkan si Budi secara jelas dan sebaiknya sebutkan sebagai orang ke tiga dari pada orang ke dua.


8.    Alamat Penerima E-mail Salah

Hati-hati pada waktu mengirim e-mail, terutama jika software anda mempunyai fitur pengisian otomatis sepeti Outlook Express. Pada saat anda mengetik nama penerima, software anda akan mengisikan nama tersebut untuk anda secara otomatis. Jika salah, dan tanpa sadar anda menekan Kirim, anda akan mengirim ke alamat yang salah. Jika pada buku alamat terdapat nama Andi dan Andre misalnya, maka harus hati-hati. Anda memang belum melakukan kesalahan tetapi kemungkinan itu bisa terjadi.


9.    Menampilkan Alamat Penerima Yang Tak Saling Kenal

Pernahkah anda menerima e-mail yang juga berisi banyak penerima yang lain? Kepala E-mail, yang berisi semua alamat penerima tersebut mungkin memakan setengah layar anda. Selain menggangu, si pengirim mungkin telah melanggar privasi anda dengan mengungkap alamat E-mail anda ke semua penerima yang lain. Jangan lakukan kesalahan yang sama. Jika anda yakin setiap penerima sudah tahu atau nanti juga bisa mencari tau alamat semua penerima lainnya, misalnya mereka semua satu perusahaan dengan anda dan jika jumlah penerima relatif kecil, silahkan cantumkan mereka. Jika tidak, simpan alamat untuk anda saja dan masukkan alamat si penerima did Field Blind Carbon Copy(BCC). Si penerima tidak akan melihat orang lain yang menerima E-mail anda sehingga menghemat tempat dan melindungi privasi setiap penerima.


10.    Reply and Forward

Jika anda menulis tentang si Adi tapi mengirim hal tersebut ke si Budi, pastikan anda juga meneruskannya atau mengirimkannya ke si Budi dan jangan balas ke si Adi saja.


Demikian informasi yang bisa saya berikan dan semoga bermanfaat buat kita semua. Jika ada kurangnya mohon di tambahkan.
Terima kasih..

Posted in: Internet dan Technology